Het belangrijkste doel van een functieprofiel is voor de meesten duidelijk; het creëren van reële verwachtingen bij potentiële nieuwe werknemers. Om eventuele verwarring voor te zijn: mocht men bij het HR koffiezetapparaat spreken over een functieprofiel, dan doelen ze waarschijnlijk op een vacaturetekst.
Hoewel bedrijven vroeger nog ellenlange functieprofielen opstelden voor intern gebruik, is dit in de huidige, dynamische bedrijfswereld vooral een dure en tijdrovende bezigheid geworden. Want wanneer is de laatste keer dat er tijdens jouw voortgangsgesprek een functieprofiel werd gepakt en alle taken werden besproken?
Duidelijke verwachtingen
Functieprofielen zijn dus van groot belang voor het informeren van nieuwe medewerkers. Daarom is het belangrijk om in een functieprofiel duidelijke verwachtingen te scheppen over het bedrijf, de werksfeer en de taken die de werknemer gaat uitvoeren. Als er geen goede match is tussen de kandidaat, het bedrijf en het werk, kan dit ertoe leiden dat de kandidaat minder tevreden is in de functie en – in het ergste geval – snel ontslag neemt. Verkeerde verwachtingen kunnen dus kostbaar en tijdrovend zijn. Hieronder volgen een aantal aandachtspunten, op deze pagina vindt u een voorbeeld van een functieprofiel.
Hoe schrijft u een goed functieprofiel?
Veel bedrijven zijn in de veronderstelling dat het schrijven van een functieprofiel geen hogere wiskunde is. Dat is het ook zeker niet, maar diezelfde bedrijven vergeten vaak het belangrijkste aspect van het schrijven van een functieprofiel: verplaats u in de potentiële kandidaat. Wat wilt u weten over het bedrijf? Wat wilt u weten over de functie? Wat kan u van het bedrijf verwachten? Wat verwacht het bedrijf van jou?
Wat staat er in een goed functieprofiel?
Een solide functieprofiel kan ingedeeld worden als een piramide, waarbij het belangrijkste aspect bovenaan staat. De kandidaat hecht, naast salaris, de meeste waarde aan de cultuur van het bedrijf en de werksfeer. Daarbij is het ook belangrijk dat de kandidaat een feeling heeft met de industrie en het product dat het bedrijf verkoopt. Hoe gaat een accountmanager melk verkopen als hij of zij dit eigenlijk niet lekker vindt? Een sales topper moet in principe alles kunnen verkopen, maar als er een match is tussen de kandidaat en het product, is het waarschijnlijker dat het duidelijk is waarom hij of zij echt graag bij het bedrijf wil werken en het product wil verkopen.
De tweede laag van de piramide is even zo belangrijk als de eerste laag. Hoewel het tegen de huidige opbouw van een ‘traditioneel’ functieprofiel in gaat, komt na de organisatiebeschrijving gelijk wat de kandidaat van het bedrijf kan verwachten met betrekking tot salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden. Je kunt hier een voorbeeld zien.
De twee laatste aspecten van het functieprofiel spreken voor zich en zijn conform ‘traditionele’ functieprofielen. Een functiebeschrijving bestaat uit welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden de werknemer gaat uitvoeren (wat?), de plaats in de organisatie die hij of zij gaat innemen (waar?) en het aantal uren dat hij of zij gaat werken (wanneer?). Ten slotte kan het bedrijf in de functie eisen aangeven wat voor een opleiding, ervaring en andere competenties ze van de nieuwe werkgever verwachten. Dit schept een kader waar de kandidaat in moet passen om een betere match met de functie en het bedrijf te krijgen, maar vraagt tegelijkertijd om flexibiliteit. In principe is dit het minst belangrijk voor de kandidaat.
Ontvang GRATIS een voorbeeld Vacaturetekst in je Inbox!
(Scheelt in opmaak en structuur van uw vacatures tenminste een uur!)
Waar moet u op letten bij een functieprofiel?
- Neem de tijd bij het opstellen: haastige spoed is zelden goed, dit geldt ook voor het opstellen van een functieprofiel. Vage of onvolledige beschrijvingen kunnen de oorzaak zijn van een vroegtijdig vertrek bij een nieuwe werknemer, omdat de baan toch niet overeenkomt met wat hij zoekt. Probeer reële verwachtingen te scheppen, wees open en eerlijk tegenover de potentiële nieuwe werknemer.
- Minimale en gewenste eisen: Afhankelijk van de arbeidsmarkt, moet u bepalen aan welke minimale en gewenste eisen de kandidaat dient te voldoen. De minimale eisen zijn hierin de absolute ondergrens, de gewenste eisen daarentegen zijn de eisen die u het liefst ziet. Geef de kandidaat de mogelijkheid om eisen met elkaar te compenseren. Zo kan iemand met meerdere jaren werkervaring maar zonder opleiding even waardevol zijn als iemand met een opleiding maar zonder diploma. Door vast te houden aan een ‘harde’ diploma-eis kunnen waardevolle kandidaten afvallen, probeer daarom ook buiten de kaders te kijken.
- Stel niet te hoge, maar ook niet te lage eisen: probeer voor uzelf een bottom-line neer te zetten. Wees realistisch wat in de huidige arbeidsmarkt haalbaar is, en wat niet. Door te lage eisen te stellen zullen er veel reacties binnenkomen. Door te hoge eisen te stellen zullen mensen die de baan prima aankunnen, niet reageren. Dit zal resulteren in een te laag aantal reacties waardoor u geen goede selectie kunt maken.
- Leer uit ervaringen met de vertrekkende werknemer: U kunt het meeste leren van vertrekkende werknemers. Wat waren zijn/haar sterke en zwakke punten? Richt uw zoektocht op iemand waarbij de zwakke punten minder en de sterke punten beter naar voren komen. Dit is essentiële informatie die u in kunt zetten bij de zoektocht naar een nieuwe werknemer. (intern werven is vaak ook een goede optie).
- Houd rekening met de toekomst: Veel functies veranderen snel. Probeer uw functieprofiel altijd up-to-date te houden met de nieuwste trends en laatste ontwikkelingen. De bereidheid tot het volgen van bepaalde cursussen of het behalen van certificaten zijn voorbeelden van dergelijke toekomstgerichte functie-eisen. De norm qua opleidingen gaat immers omhoog.
- Houd rekening met wetgeving: De Nederlandse wet verbiedt functie eisen die geen verband hebben met de functie, zoals geslacht, seksuele geaardheid, ras en politieke opinie. Ook het stellen van een leeftijdseis is verboden.