Een functieprofiel is een omschrijving van het takenpakket van een medewerker of een groep medewerkers. In een functieprofiel geef je de gewenste kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van een nieuwe werknemer aan. In het functieprofiel staat vaak een functieomschrijving, functie-eisen en overige eisen. Vaak wordt er ook een organisatie omschrijving en organisatie-aanbod toegevoegd, echter is dit niet ‘verplicht’.

Om dus concreet te zijn, een functieprofiel is een korte functie- en organisatie omschrijving. De tekst geeft uitleg aan nieuwe en huidige medewerkers over wat diegene kan verwachten van de functie en organisatie. Een functieprofiel kan omgevormd worden naar een vacaturetekst. De tekst wordt dan in een andere vorm gepresenteerd om goed over te komen op de lezer.

In het kort; een functieprofiel is opgebouwd uit 4 punten (aanbod, functieomschrijving, functie-eisen, en overige eisen) en 1 additioneel punt (organisatieomschrijving). Het geeft de lezer een goed beeld van de functie en organisatie.

Waar moet een functieprofiel aan voldoen?

In een functieprofiel staan:

  • De taken die de werknemer dient uit te voeren;
  • Bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
  • De plaats van de functie binnen de organisatie (organogram);
  • Het dienstverband (aantal uren, vast of tijdelijk contract);
  • De arbeidsvoorwaarden;
  • Vereiste opleiding;
  • Minimale werkervaring;
  • De benodigde competenties (kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten);
  • Persoonskenmerken en gewenste motivatie;
  • Salarisschaal;
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Niet verplicht: Organisatieomschrijving (jaren actief, algemene dienstverlening, KPI van de organisatie).

Als deze punten behandeld worden in een functieprofiel geeft het voldoende informatie aan een potentiële medewerker om een concreet beeld te vormen van de functie en organisatie. Je kunt natuurlijk altijd nog punten toevoegen.

Ontvang GRATIS een voorbeeld Vacaturetekst in je Inbox!
(Scheelt in opmaak en structuur tenminste een uur!)

Waarom wordt er een functieprofiel gebruikt?

Een functieprofiel heeft meerdere doeleinden:

  • Een functieprofiel is een handig middel om nieuwe en huidige werknemers op de hoogte te stellen van de inhoud van een bepaalde functie;
  • Ook kan een functieprofiel als leidraad worden gebruikt om een goede vacaturetekst te schrijven;
  • Een functieprofiel geeft houvast, het dwingt je om na te denken over welke kennis, vaardigheden en eigenschappen de ideale kandidaat moet beschikken. Zo voorkom je dat je op zoek gaat zonder een idee te hebben;
  • Een functieprofiel bespaart tijd en daardoor geld. Doordat je vooraf goed weet waar je naar op zoek bent kun je het functieprofiel gemakkelijk naast de sollicitatie leggen;
  • Een functieprofiel geeft goed weer hoeveel werknemers in een bepaalde functie kunnen verdienen. Als je dit vooraf vastlegt, kun je dit als richtlijn gebruiken.

Verschil functieprofiel en functieomschrijving

Om het verschil tussen een functieprofiel en functieomschrijving helder te krijgen is het slim om de betekenissen van beide termen naast elkaar te leggen.
Betekenis functieprofiel: Een functieprofiel is een definitie van hoe werk uitgevoerd dient te worden met de daarbij behorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, eventueel in combinatie met het aanbod wat de organisatie daartegenover stelt.

Betekenis functieomschrijving: Een functieomschrijving een opsomming van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor een bepaalde functie.

De definities geven het antwoord eigenlijk al. Een functieprofiel is in feite net een stap uitgebreider dan een functieomschrijving. Waar de functieomschrijving de taken, verantwoordelijk en bevoegdheden alleen opsomt, gaat het functieprofiel verder. Een functieprofiel schept namelijk ook een beeld van wat de organisatie verwacht, en wat daar tegenover gesteld wordt.

Punten van aandacht bij een functieprofiel

  • Tijd: Het is erg belangrijk om genoeg tijd in het maken van een functieprofiel te steken. Hoe zorgvuldiger je te werk gaat bij het noteren van de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, hoe groter de kans dat je een juiste werknemer vindt.
  • Eisen: Het punt ‘eisen’ gaat hand in hand met het punt ‘tijd’. Hoe meer tijd je in het samenstellen van deze lijst steekt, hoe beter een kandidaat een beeld kunt scheppen van de organisatie. Hoe ga je aan de slag? Maak een lijst van minimale en gewenste eisen. Stel daarnaast niet te hoge, maar ook niet te lage eisen. Met te hoge eisen verlies je potentiële goede kandidaten, met te lage eisen krijg je te veel reacties binnen.
  • Bekendheid: Mocht de functie minder bekend zijn onder je doelgroep, licht het profiel dan goed toe. Je wilt goede kandidaten niet missen doordat zij op andere functienamen zoeken.
  • Ervaring: Leer van gemaakte fouten. Als een werknemer vertrekt, analyseer dan hoe diegene functioneerde. Welke kwaliteiten hoorde goed bij de functie, welke zwakke punten hoorde minder goed bij de functie. Op deze manier komt er uiteindelijk een ideale kandidaat naar boven drijven.
  • Toekomst: Het is duidelijk dat in de toekomst veel kan veranderen. Houdt bij het opstellen van het functieprofiel rekening met gaande veranderingen, zoals bijvoorbeeld automatisering. De bereidheid tot het volgen van een opleiding is een voorbeeld van een dergelijke toekomstgerichte functie-eis.
  • Wetgeving: Het is verboden om functie-eisen die geen verband hebben met de functie op te nemen. Dergelijke eisen hebben betrekking op geslacht, seksuele geaardheid, ras, politieke gezindheid en/of leeftijd.

Hoe moet je een functieprofiel opstellen?

Wat een functieprofiel is, waar het aan moet voldoen, waarom het gebruikt wordt, en vele andere aandachtspunten weten we nu. Maar hoe moet je een functieprofiel opstellen?